Software Bali – Berbagai Manfaat EDMS
Kamu pernah mendengar istilah EDMS (Electronic Dokument Manajement System)? Atau kamu pernah mendengar dokumen manajemen sistem?
Betul, kedua hal tersebut merupakan sistem berbasis komputer yang menyediakan tempat penyimpanan dokumen berbasis website atau web. Sistem ini dapat kamu akses di berbagai tempat. Electronic Dokument Manajement System atau dokumen manajemen sistem ini merupakan sistem yang digunakan untuk mengelola dokumen di setiap life cycle dokumen tersebut.
EDMS (Electronic Dokument Manajement System) menangani dokumen secara elektronik, baik itu ketika dokumen masih dalam bentuk draft hingga pada saat penyimpanan.
Dengan adanya sistem ini kamu tidak perlu khawatir kesusahan dalam mengelola dokumen. Sebab, EDMS memiliki begitu banyak fasilitas yang ditawarkan, seperti memberikan kemudahan dalam mengontrol dokumen hingga memudahkanmu dalam mengatur format dari dokumen-dokumen yang ada.
Lebih lanjut, untuk dapat memahami berbagai manfaat EDMS secara menyeluruh, kamu dapat membaca artikel berikut !
Apa Itu EDMS
EDMS (Electronic Dokument Manajement System) adalah sistem untuk mengelola dokumen dari bentuk draft hingga saat penyimpanan.
Keberadaan dari EDMS ini menjadi salah satu jawaban atas berbagai permasalahan pengelolaan dokumen manual, karena semua prosesnya berjalan secara otomatis dan efisien. Penggunaan Electronic Dokument Manajement System juga menjadi langkah untuk mengurangi pemungutan kertas.
Pengguana Electronic Dokument Manajement System
Setelah mengetahui apa itu EDMS, lantas siapa saja yang dapat menggunakan sistem ini?
1. Perusahaan
Perusahaan sangat memerlukan penyimpanan dokumen yang dimiliki secara efisien. Ini bertujuan untuk meningkatkan produktivitas perusahaan dalam proses berbisnis.
Electronic Dokument Manajement System dapat membantu menambah produktivitas karyawan, hal ini karena karyawan dapat mengakses informasi yang lebih cepat dan tepat dengan adanya Software EDMS ini.
Selain itu, dalam proses pencarian file, update, dan pendistribusian dokumen digital pun dapat dilakukan dengan lebih cepat karena adanya sistem ini sehingga lebih mengehemat waktu kerja karyawan.
Sistem ini pun lebih aman digunakan karena penyimpanan dokumen dilakukan secara digital sehingga aman dari risiko kehilangan dan kerusakan dokumen.
2. Instansi
Selain untuk perusahaan Electronic Dokument Manajement System juga sangat penting digunakan oleh instansi.
Baik untuk instansi swasta maupun instansi pemerintahan. EDMS mampu memeriksa jejak untuk mengawasi perubahan-perubahan yang terjadi pada sebuah dokumen setiap waktu, serta mampu mengatur dokumen berdasarkan kelompok sehingga memungkinkan dokumen tersebut untuk didistribusikan kepada target yang tepat.
3. Organisasi
EDMS juga dapat digunakan dalam suatu organisasi, karena sistem ini banyak memberikan keuntungan seperti, tidak lagi mengeluarkan biaya tambahan untuk dokumen konvensional seperti kertas, lemari, ruangan dan lain sebagainya.
Electronic Dokument Manajement System dapat mengurangi biaya-biaya tersebut karena dimensi penyimpanan file digital yang jauh lebih kecil dan lebih murah dari pada sistem penyimpanan file konvensional.
Sistem penyimpanan file konvensional cenderung lebih rumit dan membutuhkan lebih banyak biaya.
Berbagai Manfaat EDMS
Electronic Dokument Manajement System pada dasarnya memiliki banyak manfaat bagi perusahaan. Namun, ini merupakan manfaat utama dari penggunaan Electronic Dokument Manajement System bagi perusahaan yaitu sebagai berikut:
1.Menghemat Biaya Operasional Perusahaan
Penggunaan Electronic Dokument Manajement System memungkinkan perusahaan kamu untuk menghemat biaya-biaya yang harusnya perusahaan keluarkan jika menggunakan metode manual. Ini tentuna membutuhkan banyak ruang dan pengelokaan yang harus ekstra untuk menjaga dokumen. Sedangkan jika menggunakan sistem ini , maka ruang-ruang penyimpanan dokumen tersebut dapat lebih efisien karena sudah tersimpan dalam suatu sistem yang terintegrasi.
2. Dapat Menarik Data Secara Efisien
Manajemen data yang masih mengguanakan metode manual dapat menyulitkan jika membutuhakan suatu data, karena harus kirim terlebih dahulu melalui kantor pos. Namun jika menggunakan Electronic Dokument Manajement System proses tersebut akan jauh lebih cepat karena hanya membutuhkan jaringan internet. Selain itu jika ingin mencari data tertentu, dengan hanya sekali klik langsung dapat menemukan dekomen tanpa membutuhkan waktu yang lama.
Setelah mengenal apa itu Electronic Dokument Manajement System, apakah kamu tertarik untuk menggunakannya?
Bagi kamu yang masih menggunakan sistem penyimpanan file konvensional atau manual segeralah beralih menggunakan Electronic Dokument Manajement System agar kamu bisa merasakan begitu banyak manfaat serta keunggulannya.
