Software Bali – Electronic Document Management System (EDMS)
Dalam perusahaan sekala besar, kegiatan dokumentasi merupakan aset paling penting untuk menunjang kebutuhan informasi berharga bagi berbagai pihak setiap organisasi. Kecepatan akses perincian, kemudahan, keamanan, dan kecepatan penyimpanan data, serta dapat menjamin bahwa dokumen tersebut tidak rusak dan selalu update, tentunya dengan menggunakan aplikasi file elektronik software menjadi salah satu solusi yang tepat saat ini.
dengan pemikiran tersebut, berbagai perusahaan sudah mulai memilih untuk menerapkan electronic document management system (EDMS) untuk mengelola berbagai dokumen penting perusahaan secara digital.
Dalam artikel ini akan menjelaskan mengenai pengertian electronic document management system secara lengkap untuk membantu perusahaan dalam mengelola berbagai jenis dokumen.
simak ya..
Pengertian Electronic Document Management System
EDMS atau electronic document management system merupakan sistem aplikasi pengolahan dokumen hardcopy yang telah dialih mediakan ke dalam format digital maupun softcopy berupa file yang sudah di upload ke dalam aplikasi EDMS.
Hal tersebut merupakan bagian dari strategi bisnis dan manajemen sumber daya menusia yang berfungsi untuk memusatkan manajem dokumen perusahaan menjadi lebih terpusat dan terdigitalisasi.
Manfaat penerapan electronic document management system di perusahaan dalam proses pengolahan dokumen, dimana dimulai dari pembuatan, perawatan, pengarsipan, hingga penghapusan dokumen. Adanya electronic document management system perusahaan dapat lebih aman dan rapi dalam menjaga dokumennya.
Penerapan Electronic Document Management System ini, diharapkan dapat :
- Adanya pengelolaan dan penyimpanan dokumen yang lebih baik.
- Adanya penyimpanan salinan fisik dokumen ke dalam media digital atau elektronik.
- Menjaga keamanan dokumen dari bahaya yang tidak diinginkan seperti kebakaran, banjir, rusak, kehilangan dokumen dan lain sebagainya.
- Mempercepat proses pencarian dokumen yang dilakukan secara elektronik.
- Dokumen fisik akan terjaga kelestariannya karena penggunaannya yang semakin jarang.
- Sistem selanjutnya dapat dikembangkan dengan pemanfaatan dan pengelolaan dokumen melaui akses internet, serta dapat menjadi sebuah sistem peminjaman arsip.
Manfaat Electronic Document Management System
Secara spesifik EDMS ini memberikan manfaat sebagai berikut :
- Meningkatkan produktivitas
Dapat membantu dan menambah produktivitas instansi/organisasi untuk mengelola dokumen karena informasi akan diperoleh dengan lebih cepat, tepat dan akurat. - Meningkatnya waktu respon
Pencarian file dokumen, update dokumen, dan pendistribusian dokumen digital dapat dilakukan jauh lebih cepat dan mudah. - Menghemat biaya dan meningkatkan efisiensi ruang penyimpanan dokumen
Dapat menghemat biaya, karena dimensi penyimpanan file digital yang jauh lebih kecil dan lebih murah daripada sistem penyimpanan file konvensional. - Mengurangi resiko kehilangan ataupun kerusakan dokumen
Dengan menyimpan dokumen secara digital, gangguan atas kerusakan dokumen dapat diminimalisasi karena sistem penyimpanan tidak sekedar menggunakan kertas dan alat penyimpanan yang konvensional. - Document atau file sharing
Pemakaian dokumen dapat dilakukan secara bersamaan oleh beberapa user sekaligus dan memudahkan dalam pertukaran serta penggunaan kembali informasi arsip oleh unit atau organisasi lain. - Keamanan dokumen yang handal
Diketahui siapa-siapa saja yang berhak membaca dan menerima dokumen yang tersimpan. Terproteksi dengan adanya kata kunci dan Mempunyai salinan data yang disimpan dalam lokasi atau media berbeda.
Fitur- Fitur Dalam Electronic Document Management System (EDMS)
Fitur-fitur yang terkangung dalam EDMS sangat berhubungan dengan manajemen dokumen, karena sistem ini berperan penting dalam penyimpanan data dan dokumen dalam bentuk digital. Beberapa fitur dalam EDMS yaitu:
- Penyimpanan dokumen terpusat
- Memudahkan pencarian dokumen dan folder
- Kontrol akses terhadap dokumen yang aman
- Pembuatan digitalisasi dokumen
- Otomatisasi pengarsipan dan pencadangan data
- Keamanan data canggih
- Kemampuan untuk mengelola dokumen internal dan eksternal perusahaan
- Dapat terintegrasi dengan platfrom lainnya
- Alat bantu untuk memudahkan pembagian data dan pengeditan data
Keuntungan Electronic Document Management System
Keuntungan utama dari EDMS adalah mengurangi penggunaan kertas untuk seluruh proses pengelolaan data di perusahaan. Karena sistem ini akan mengubah penyimpanan data menjadi dokumen digitak atau elektronik.
Hal tersebut tentu akan dapat mengurangi ruang untuk penyimpanan dokumen secara fisik karena semua dokumen sudah diubah mendadi dokumen digital.
Keuntungan lainnya yang akan diperoleh perusahaan jika menggunakan EDMS adalah sebagai berikut:
- Meningkatkan efisiensi
- Pemantauan data menjadi lebih mudah
- Menjaga keamanan data
Jadi, EDMS merupakan salah satu cara perusahaan untuk mengelola data penting perusahaan secara terpusat. Implementasi ini perlu diterapkan di seluruh bisnis agar penyimpanan dokumen dan pengelolaan dokumen lebih baik lagi.
Apabila dokumen tidak dikelola dengan baik, maka akan berpotensi terjadinya kehilangan, kerusakan, dan ketidakrapian data.
