Software Bali – Ticketing System
Era digital yang semakin berkembang pesat, mengakibatkan perusahaan memerlukan sistem yang dapat membantu dalam menangani permintaan dan keluahan pelanggan dengan efektif dan efisien.
Dimana, sebuah perusahaan setiap harinya dapat menerima banyak permintaan dan keluhan dari pelanggan dan tidak dapat dipungkiri terkadang pelanggan menghubungi di saat yang bersamaan. Bila semua pelanggan menghubungi nomor yang sama, bagaimana cara customer service menangani permintaan tersebut dengan cepat? Untuk mengatasi hal tersebut, ticketing system adalah salah satu solusinya.
Dengan adanya sistem tersebut, customer service akan sangat terbantu dalam mempercepat penanganan permintaan atau keluhan pelanggan, meningkatkan efisiensi operasional, dan memperbaiki pengalaman pelanggan.
Untuk mengetahui lebih dalam tentang pengertian, manfaat dan cara kerja ticketing system dalam perusahaan, yuk baca artikel ini sampai selesai!
Apa Itu Ticketing System?
Ticketing system adalah sebuah platform atau sistem yang digunakan untuk mengelola kebutuhan pelanggan, seperti permintaan, pertanyaan, ataupun keluhan tertentu sehingga proses penyelesaiannya lebih mudah dilacak.
Pelanggan seringkali memberi pertanyaan atau keluhan kepada perusahaan melalui telepon ataupun sebuah pesan. Dengan menggunakan system ticketing, pesan-pesan yang masuk dari berbagai macam platfrom seperti WhatsApp, Chatbot, Telepon, E-mail, dan sebagainya akan langsung berubah menjadi sebuah tiket pelanggan.
Hanya dengan menggunakan satu platfrom saja, sistem tiketing ini pastinya sangat memudahkan customer service dalam memprioritaskan pesan. Komunikasi antar tim customer service dan pelanggan untuk penanganan keluhan dapat teratasi lebih baik dengan adanya helpdesk online di ticketing system. System ini juga telah dilengkapi dengan fitur CRM atau Customer Relationship Manager.
Apa Manfaat Ticketing System?
Beberapa manfaat sistem ini dalam perusahaan yaitu:
- Meningkatkan kepuasan pelanggan
Manfaat pertama dari penggunaan sistem ini adalah dapat meningkatkan kepuasan pelanggan karena sistem ini memungkinkan pelanggan untuk menghubungi perusahaan dengan mudah dan nyaman, memperoleh solusi untuk masalah atau pertanyaan yang pelanggan hadapi. Hal tersebut dapat mempercepat tanggapan perusahaan dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Sistem ini juga memungkinkan pelanggan untuk memantau status permintaan secara real-time dan mendapatkan notifikasi tentang perkembangan status permintaan tersebut. Hal ini dapat memberikan kepercayaan kepada pelanggan bahwa perusahaan memperhatikan permintaan mereka dan memberikan solusi yang tepat. Dengan demikian, pelanggan akan merasa dihargai oleh perusahaan dan akan meningkatkan kepuasan pelanggan secara keseluruhan.
- Meningkatkan efisiensi operasional perusahaan
Dengan menggunakan sistem ini, perusahaan dapat mengelola permintaan dan keluhan pelanggan dengan lebih efektif dan efisien. Permintaan dan keluhan pelanggan akan dikelompokan dan diorganisasi secara terstuktur, sehingga customer service dapat mengakses dan memproses permintaan dengan lebih mudah dan cepat.
Setiap permintaan dan keluhan pelanggan akan diberikan nomor tiket, untuk mempermudah dalam memantau dan melacak status permintaan pelanggan. sehingga dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan efisiensi operasionalnya.
- Menganalisis dan melacak permintaan pelanggan
Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk menganalisis dan mengumpulkan data tentang permintaan dan keluhan pelanggan secara terstruktur. Sehingga perusahaan dapat mengetahui tren yang sering muncul dan dapat mengidentifikasikan akar dari permasalahan yang menyebabkan permintaan atau keluhan tersebut muncul berulang-ulang.
Dengan analisis data juga dapat membantu perusahaan dalam memprioritaskan keluhan dan permintaan pelanggan yang lebih membutuhkan perhatian dari customer service, memperepat proses penanganan dan meningkatkan efisiensi operasional perusahaan. sehingga, ticketing system ini dapat membantu perusahaan meningkatkan kualitas lanyanan pelanggan dan memperbaiki proses bisnis perusahaan secara keseluruhan.
Bagaimana Cara Kerja Ticketing System?
Setelah kamu memahami apa itu ticketing system dan fungsinya dalam perusahaan, mungkin sekarang kamu penasaran bagaimana cara kerja dari sistem ini untuk menyelesaikan berbagai macam permasalahan yang ada pada perusahaan.
Cara kerja sistem ini terbilang sangat sederhana karena automasi yang disediakan akan dapat memaksimalkan pelayanan kepada pelanggan.
Berikut penjelasan cara kerja sistem ini untuk menambah pemahaman kamu tentang ticketing system.
- Mengubah pesan menjadi tiket
Pesan yang telah dikirimkan oleh pelanggan akan diubah menjadi tiket yang langsung masuk ke dalam sistem tiket. Sehingga memungkinkan customer service untuk menangani tiket yang masuk dengan lebih cepat.
- Mengatur agen yang menangani tiket
Kebutuhan pelanggan perlu ditangani oleh agen yang tepat. Jika misalkan agen yang ditentukan tidak bisa menyelesaikan kebutuhan tiket tersebut, maka dapat meneruskan tiket pada agen yang lebih ahli tanpa harus membuat tiket baru.
- Menetapkan Prioritas tiket
Tim perlu mengetahui tiket mana yang harus ditangani terlebih dahulu. Hal ini bertujuan agar penggunaan waktu menjadi lebih efisien.
- Menentukan perincian tiket
Customer service harus mengetahui apakah tiket tersebut masih aktif, sudah diselesaikan, ditunda, menunggu tanggapan pelanggan atau sudah ditutup. Dengan status tiket yang lebih tertata akan mempermudah dalam melacak tiket mana yang perlu ditangani sleanjutnya.
- Kolaborasi tim di dalam tiket
Sistem ini dapat memfasilitasi kolaborasi tim agar dapat melakukan diskusi pada tiket yang sama, sehingga agen yang menangani tidak ketinggalan informasi dan mempermudah pelacakan tiket.
Itulah penjelasan yang perlu kamu ketahui karena betapa pentingnya ticketing system untuk mempermudah customer service dalam menangani permintaan dan keluhan pelanggan dalam suatu perusahaan.
